Viel Arbeit - bevor die Cup-Flaggen wehen !

 Ein Blick hinter die Kulissen – die YCBS-Cup-Organisation

Von nichts kommt nichts – gut Ding braucht Arbeit ! Das gilt natürlich auch für eine Veranstaltung wie dem YCBS-Cup. Was machen denn die Organisatoren so ? Wann beginnen sie ? Was läuft übers Jahr ? Wann ist ein Cup wirklich abgeschlossen ?  

Revier-Vorauswahl
Die Cup-Vorbereitungen beginnen mit der Revier-Sondierung. Das passiert bereits meist vor Durchführung des Vorjahres-Cups im Vorstand. Welche Reviere kommen auf Grund der zeitlichen Ostern-Lage und der zuletzt besuchten Destinationen neu oder wieder in Frage ? Die selektierten Gebiete stehen auf den Fragebögen, welche die Cup-Teilnehmer bei der Heimreise ausfüllen und damit eine Art Revier-Vorwahl als Entscheidungshilfe liefern. Schon während der Cup-Heimreise wird ausgewertet und bald danach im Vorstand eine Revier-Vorfestlegung unter erster Machbarkeitsüberprüfung getroffen.  
Bald danach werden auch schon Kontakte mit Vercharterern aufgenommen bzw. auch die Reisemöglichkeiten gecheckt – Flugreise, Bus oder Bahn (wie bringt man rund 100 Segler mit viel Gepäck von A nach B und retour) ?
Parallel dazu laufen auch gleich die Rückfragen bei den Skippern an. Wer möchte wieder oder erstmals beim nächsten Cup als Schiffsführer dabei sein und eine Crew zusammenstellen ?

Festlegung auf Revier, Vercharterer, Reiseabwicklung
Spätestens nach den Sommertörns aber meist schon früher stehen die Entscheidungen an. Die angefragten Angebote sind zwischenzeitlich vorhanden, werden vom Organisator zusammengefasst und nun im Vorstand abgewogen und dann eine Festlegung getroffen. Immer sind auch noch Nachverhandlungen nötig – hier kommen die Geschäftsleute im Organisationsteam beinhart zum Einsatz.
Jetzt wird auch die benötigte Schiffe-Anzahl klarerweise ein Thema – wie viele werden wir brauchen ? Manche Zusagen sind nicht fix, da nicht selten berufliche oder andere Notwendigkeiten bei Skipper oder Crewmitgliedern Unsicherheit erzeugen. Hier ist meist der Weg einer Rückgabe-Option auf mehrere Schiffe bis zu einem bestimmten Zeitpunkt ein praktikabler.

Was darf die Cup-Teilnahme kosten ?
Wenn Vercharter Schiffe zusagen, dann wollen sie bald eine Anzahlung sehen und wenn jemand eine Reise ins Auge fasst, dann möchte er wissen, was das für seine Geldtasche bedeutet. Die Kalkulatoren treten auf den Plan, der Zahlmeister modifiziert seine mit Erfahrungswerten vorbestückte Tabelle mit aktuellen Angeboten und präsentiert dann seine Preisvorstellungen dem Vorstand bzw. dem Organisatoren-Team. Nach einigem Drehen an den Einstellungsschrauben steht dann der Preis fest und dieser darf in die Ausschreibung wandern. Der YCBS-Cup - vorerst viele offene Fragen !Mit ein paar Mundwässrigkeiten in Bild und Text kommt die Cup-Ausschreibung im Herbst heraus – oft mit einigem Bauchweh, weil manche Unsicherheit in Kauf genommen werden musste. Nun können den Skippern nach einer Reihe von Vorab-Kontakten auch konkret der geplante Törn-Ablauf und die fixierten Zahlungstermine bekannt gegeben werden. Für diese heißt es nun verstärkt, an der Crew-Formierung zu arbeiten, die Informationen weiterzugeben und letztlich auch die benötigten Gelder einzufordern und an den Club weiterzuleiten. Dass es hier manchmal einen langen Atem braucht, das wissen alle, die einmal auf Skipper machten und das weiß auch der YCBS-Zahlmeister hinlänglich.

Die stillste Zeit im Jahr ist nicht so still
So ganz Cup-still ist die Zeit übers Jahr wohl nie – der eine storniert, der andere meldet nach, ein Schiff wird durch ein anderes ersetzt, Crew-Mitglieder können einmal doch und einmal nicht, die Änderungsvermerke in den geführten Listen schwellen an, die Mailboxen füllen sich zusehenst,  Unstimmigkeiten sind zu glätten, manchmal auch Frauen zu überzeugen oder Arbeitgeber zu beknieen – aber so kommt der nächste Cup wenigsten schneller herbei. Irgendwann ist auch der letzte Vertrag unterzeichnet, die letzte Crewliste bekanntgegeben, die letzte Kröte eingezahlt.

Die Skipperbesprechung bringt die Flotten-Bosse an einen Tisch
Die Vorbereitungsbedarfe für den Cup-Organisator und die Helfer werden dichter. Nun sind exakte Festlegungen und Einteilungen zu treffen und weiterzugeben:  z. B. wann starten wir und wer steigt wo um wieviel Uhr zu, wie ist der geplante Wochenablauf, wo treffen sich die Schiffe, oder – wer entwirft die Urkunden und bereitet sie vor, wer kümmert sich um Pokale oder Startnummern. Letztere brauchen wir für die Regatta. Für diese war natürlich auch schon Vorarbeit von Nöten, denn ein Wettfahrtsleiter muss bestellt werden und dieser darf sich gleich um eine allseits gerecht empfundene Schiffsbewertung, sprich Yardstickzahl je Bootstyp kümmern.

Kein Cup der Zufälligkeiten > Vorab-Vorort-Organisation
Eine zweistellige Schiffe- bzw. eine dreistellige Personenzahl findet nicht mehr locker ohne Anmeldung und Zusage irgendwo im Revier ausreichend Platz. Mit zunehmend mehr Teilnehmern ist eine Besichtigung der Treffpunkte im Revier und eine direkte Absprache mit den betroffenen Stellen die sicherste Lösung für einen weitgehend funktionierenden späteren Verlauf. Dazu reist eine Vorhut ins Revier und erledigt das Nötige. Als kleiner Einblick für Interessierte => hier das Programm eines Organisationstörns (am Beispiel 2008).

 

Endlich – die Cup-Woche und der Adrenalinspiegel der Organisatoren
Sind die Arbeiten gut verteilt => hier die Aufgabenverteilung (am Beispiel 2008). Klappt alles, sind alle bei den vereinbarten Treffpunkten ? Einweisungen, Gepäck verladen, Zeiten einhalten, den wilden Haufen zusammenhalten, ankommen ! Wo sind die Schiffe, wie ist ihr Zustand, funktioniert die Abwicklung am Stützpunkt ? Mensch bin ich froh, dass endlich alle Crews versorgt sind, das alle Skipper ihr Schiff übernommen haben, dass sie endlich ablegen und in der Weite des Meeres für eine Weile verschwinden – cool bleiben, Junge, cool !
Allmählich wird der Zustand etwas gelassener. Vier Tage Relax-Time wirken Wunder. Erst Mittwoch abends wird es wieder hektischer – da treffen sich die Crews vor dem Regattabeginn am vereinbarten Ort und sollten einen Liegeplatz finden.

Was wär‘ der YCBS-Cup ohne Regatta
Nun kommt die Einsatz-Zeit für die Regattaleitung. Wie wird das Wetter, wo ist der richtige Startbereich und wo legen wir die Linie fest, sind auch alle vorbereiteten Dinge für das Skipper-Briefing passend, wie schaut es mit der Ausrüstung der Schiffe aus, passen die Yardstick-Zahlen ?
Eben ist doch einer zu früh über die Startlinie gezogen. „Eigentlich wollte ich die Wettfahrt nicht am Funk verbringen, sondern selber auch mitkämpfen!“, brummt der Regattaleiter in sich hinein. Was macht der Wind, wird er bedrohlich oder schläft er ein, müssen wir verkürzen oder gar abbrechen ? Traumhaft – diesmal läuft alles wie geschmiert, kein Segel zerrissen, niemand verletzt, alle im Ziel (das ist unser aller große Hoffnung). Kaum angekommen beginnt auch schon das Auswerten für ein Zwischenergebnis.

Was machen wir mit den YCBS-Neulingen
Parallel hinein in die Diskussionen um den ersten Regattatag („Protest und Sauerei, ich war schneller und du solltest dich morgen in acht nehmen „) beginnen die Vorbereitungen für den Abend. Wein herbei, den Neptun respektive Poseidon schminken (dieser machte sich schon die halbe Woche lang seine Gedanken ob der vielen Newcomer), den „Nektar des Meeres“ abschmecken, heute steigt das Molenfest mit göttlicher Zeremonie – also dann liebe Täuflinge, Prost und Wohl bekommt ’s !

Der Abschluss bringt den Meister und die Siegerehrung
Die zweite Wettfahrtsstrecke ist standardmäßig zwar kürzer, aber die organisatorischen Anforderungen steigen an. Zur Skipperbesprechung für die Wettfahrt kommt ja auch schon der nahe Törnabschluss dazu. Wann müssen alle spätestens zurück sein, was ist umgehend oder später zu erledigen (auftanken, Check-out), wann und wo läuft die Abschlussveranstaltung, wieviel Zeit bleibt für das Landfein machen ?
Wenn das Match gelaufen ist, dann heißt es schnell auswerten, Urkunden ausfüllen, die Lokalität kontaktieren, die letzten Vorbereitungen für den Abend treffen. Schon trudeln die ersten Crews ein – jetzt haben doch noch alle einen Platz bekommen – das Essen: „vorzüglich“ bis „das hätten die sich sparen können“. Hier gilt der Leitspruch des Braunauer Bürgermeisters auch für das Organisationsteam „Man bemüht sich !“. Natürlich sind Geschmäcker verschieden, aber wenn man fair ist, dann haben wir schon oft sehr gut gespeist. Sollte es nicht der Fall sein, dann muss der dicke Rücken der Aussucher eben bereit sein für etwas Kritik.
Die YCBS-Bosse müssen etwas schneller essen, jetzt folgt der Einsatz „Siegerehrung“ – Ansprachen, Pokale, Urkunden, Hände schütteln, strahlende Gesichter, manchmal auch lange und ebensolche Diskussionen – es können leider nicht alle gewinnen, aber wir können allen gratulieren, vor allem den Siegern.
Wenn manche der Cupler schon etwas lockerer werden und die Verständigung zusehens lauter wird, dann holt der Zahlmeister die vorgesehene monetäre Gegenleistung für einen hoffenlich schönen Abend hervor und rechnet mit dem Wirt noch ab – hoffentlich noch oder schon wieder hellwach im Kopf.

Daheim ist es ja doch auch schön
Der eine oder andere Regulierungsbedarf wird bei der Schiffsrückgabe anfallen. Dann sollten die Reisemittel bereitstehen und den lustigen Haufen planmäßig übernehmen. Für die Heimfahrt haben sich die Organisatoren neben den Rauch- und Pinkelpausen auch eine Befragung der Cup-Teilnehmer einfallen lassen: Wo hattest du deinen persönlichen Höhepunkt oder so (ich meine – Was hat dir besonders gefallen, was nicht usw.) ? Wirst du nächstes Jahr wieder dabei sein ? Wo soll es hingehen ? – das kennen wir schon von der Einleitung und gehört eigentlich bereits zum nächsten Cup.
Die Bekanntgabe der Ergebnisse der umgehend durchgeführten Umfrage-Auswertung samt Abschluss-Worte mit Dank sind Aufgabe der Club-Führung. Mit oft ein wenig Wehmut nach den schönen gemeinsamen Stunden trennen sich die Crews daheim und den Organisatoren fällt ein Stein vom Herzen.

Etwas Nacharbeit muss auch noch sein
Für manche Crews, aber jedenfalls für den Zahlmeister muss die Unternehmung YCBS-Cup finanziell abgeschlossen werden, vorerst mit jedem Skipper, dann für den Club selbst.

Und wer organisiert den guten Wind ?Im Vorstand wird der abgelaufene Cup natürlich auch analysiert – was war gut, was können wir nächstes Mal besser machen, wie war die Stimmung, wie das Echo, wo liegen die Finanzen, wo soll es laut Umfrage im Folgejahr hingehen ? Jetzt hat sich der Kreis endgültig geschlossen, also dann: Auf zu neuen Ufern ! Auf zum nächsten YCBS-Cup !

An alle Cup-Organisatoren und -Teilnehmer
Es macht ein wenig stolz zu sehen, was aus dieser Veranstaltung geworden ist ! Es macht Spaß zu sehen, dass der Einsatz sich lohnt !  Es ist gut, wenn neue Vorstände hier einsteigen und das Werk weiterführen ! Es ist schön, wenn Langzeitdiener in gutem Einvernehmen übergeben können ! Es ist wunderbar (würde zumindest Harald Serafin sagen), dass wir gemeinsam SEGELN gehen können ! In diesem Sinne ein großes DANKE an alle – an die Organistoren wie die Teilnehmer !

GUT CUP !

PS: Jetzt hab ich ganz auf die Berichte vergessen (dabei tun mir die Finger vom Schreiben schon weh) – auch die dürfen/sollen/müssen verfasst werden. Das ist ein Aufruf an alle Cup-Crews: Schreibt’s was, dann hab’n wir was zum Lesen ! Cup-Berichte werden also gerne auf der YCBS-Homepage veröffentlicht. Um die Einstellung kümmert sich bei Bedarf Ante von der öffentlichen Beiratsstelle.